El Servicio de Impuestos Internos (IRS) no llama desde el momento en que una empresa se atrasa en sus obligaciones fiscales. Sin embargo, la falta de pago de los impuestos sobre la nómina iniciará un proceso que a menudo termina con la evaluación de una multa de recuperación del fondo fiduciario (TFRP) o una multa impuesta directamente a las personas responsables que deliberadamente no realizan los depósitos necesarios al IRS.
Si una persona se considera una “persona responsable” a los efectos de la evaluación del TFRP es una de las principales determinaciones que se toman durante este proceso. Una persona responsable puede ser un funcionario o empleado de una corporación, un miembro o empleado de una sociedad, un director corporativo o accionista, un miembro de la junta directiva de una organización sin fines de lucro, cualquier persona con autoridad y control sobre los fondos para dirigir su desembolso, e incluso otra corporación o tercero pagador. La amplia red emitida por el IRS crea un incentivo para seguir los procedimientos de retención apropiados con respecto a los impuestos sobre el empleo, pero también puede crear cierta incertidumbre en cuanto a quién está potencialmente en riesgo.
La determinación de "persona responsable" se realiza mediante un proceso de entrevista formal, durante el cual los entrevistadores completarán el Formulario 4180, Informe de entrevista con individuo relativo a multa por recuperación de fondos fiduciarios o responsabilidad personal por impuestos especiales. Los entrevistadores buscarán determinar si la persona en cuestión es una “persona responsable” para los propósitos del TFRP, o alguien sin la autoridad para tomar decisiones comerciales, por ejemplo, un tenedor de libros a quien otro le ordenó que postergue el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Las preguntas incluirán si el entrevistado determinó la política financiera para el negocio, pagos autorizados de facturas, cuentas bancarias abiertas o cerradas, préstamos garantizados o cofirmados, cheques firmados, nómina autorizada, depósitos de impuestos federales autorizados, declaraciones de impuestos sobre nómina preparadas o contratados o empleados despedidos.
Los entrevistados que se enfrenten a una situación del Formulario 4180 deben estar preparados para la entrevista mediante la obtención de la documentación necesaria que respalde una respuesta concluyente a las preguntas mencionadas anteriormente. Dado que estas preguntas son estándar en cualquier entrevista del Formulario 4180, es casi seguro que se formularán. Dicho esto, hay espacio en el formulario para información adicional relacionada con ese entrevistado en particular, por lo que los entrevistados deben estar preparados para discutir cualquier información atenuante con el entrevistador e instar a este último a que haga las anotaciones correspondientes.