Si a su empresa se le ha impuesto una multa después de haber sido auditada por el Departamento de Desarrollo del Empleo de California (EDD), las noticias no son del todo malas, su empresa puede tener derecho a una exención de la multa. El EDD de California tiene un Política de renuncia a sanciones, y varias disposiciones del Código de Seguro de Desempleo de California incluyen estipulaciones con respecto a la eliminación de las multas por EDD.
"Buena causa" o "causa razonable" para una demora en el cumplimiento
Para ser elegible para una exención de multas, un empleador debe poder establecer una “causa justificada” o una “causa razonable” por su incumplimiento a tiempo con ciertas disposiciones del Código de Seguro de Desempleo de California. Si bien el EDD de California y el Código de Seguro de Desempleo utilizan ambos términos, la Junta de Apelaciones del Seguro de Desempleo de California (CUIAB) ha interpretado que ambos términos tienen "prácticamente el mismo significado". Según el EDD de California:
"Existe una buena causa cuando las circunstancias que causan el retraso están claramente fuera del control del empleador o cuando el retraso se debe a un error o inadvertencia en circunstancias que el empleador no puede predecir razonablemente".
Ejemplos de retrasos para los que puede ser posible demostrar una buena causa para eliminar una sanción por EDD incluir:
- Retraso en la presentación y pago de un depósito de impuestos sobre la nómina (DE 88) o transferencia electrónica de fondos;
- Retraso en la presentación y pago de una Declaración de Contribuciones Trimestrales y un Informe de Salarios (DE 9);
- Presentación retrasada de una declaración de contribuciones trimestrales y un informe de salarios (continuación) (DE 9C);
- Presentación retrasada de un Formulario de ajuste de salario de contribución trimestral (DE 9ADJ) y pago de un ajuste;
- Presentación y pago demorados de la Declaración anual de impuestos sobre la nómina del empleador de trabajadores domésticos (DE 3HW); o
- Retraso en la presentación de un informe del empleador de trabajadores domésticos sobre salarios y retenciones (DE 3BHW).
Demostrar una buena causa para eliminar una multa por EDD de California
A solicitud de una exención de penalización por EDD de California debe enviarse a través del portal e-Services for Business del EDD o por escrito. La solicitud debe explicar adecuadamente por qué existe una buena causa para la demora. Los factores que el EDD de California considerará para determinar si se renuncia a una multa incluyen:
- Si el empleador tiene un historial de informes y pagos oportunos;
- Si el empleador actuó con diligencia para abordar el retraso; y,
- Si las circunstancias que provocaron la demora podrían haberse previsto razonablemente.
La CUIAB ha manifestado que la falta de fondos no constituye una buena causa para una demora en el pago del impuesto sobre la nómina independientemente de si se previó el déficit. Asimismo, si un empleador no cumple con una fecha límite de presentación de informes o pago debido a la adopción de políticas y procedimientos insuficientes, esta falla generalmente no respaldará la eliminación de una multa por EDD de California. La CUIAB también ha sostenido que la dependencia de un empleador de un proveedor de servicios externo no constituye una buena causa, ya que los empleadores no pueden aislarse de su responsabilidad legal delegando sus obligaciones a terceros.
Al igual que en todos los demás asuntos relacionados con el EDD de California, cuando se busca una exención de multa, la responsabilidad recae en el empleador. El empleador debe presentar una solicitud de exención consistente con los procedimientos establecidos por el EDD, y debe demostrar suficientemente una buena causa para la demora. Dado que los esfuerzos de cobranza y la acumulación de intereses continuarán mientras el EDD de California revisa una solicitud de exención (a menos que el empleador pague el monto adeudado), es importante presentar una solicitud de exención de multas lo antes posible.
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