El Departamento de Desarrollo del Empleo de California (EDD) realiza auditorías de impuestos sobre la nómina para verificar que las empresas cumplan con las leyes estatales de impuestos sobre la nómina. Estas auditorías están diseñadas para garantizar que los empleadores declaren y remitan correctamente los impuestos relacionados con salarios, seguro de desempleo, seguro por discapacidad y otras obligaciones laborales. Para las empresas que operan en California, comprender el proceso de auditoría del EDD es esencial para mantener el cumplimiento y evitar multas costosas.

¿Qué desencadena una auditoría de EDD?

Existen varios escenarios comunes que pueden dar lugar a una auditoría del EDD. Estos incluyen indicadores específicos de posible incumplimiento y una selección aleatoria como parte de la estrategia general de cumplimiento del EDD:

• Reclamos de Desempleo: Una de las causas más frecuentes de auditoría ocurre cuando un extrabajador solicita prestaciones por desempleo. Si el EDD determina que la persona fue clasificada erróneamente como contratista independiente en lugar de empleado, esto puede generar inquietud y dar lugar a una auditoría.
• Presentaciones o pagos tardíos: No presentar las declaraciones de impuestos sobre la nómina o los pagos a tiempo suele ser una señal de alerta. Presentar las declaraciones con retraso de forma constante puede indicar un mal mantenimiento de registros o un incumplimiento intencional.
• Discrepancias en los registros: Si la información presentada al EDD no coincide con los registros de otras agencias (como el IRS), o si se detectan inconsistencias en las presentaciones de una empresa, esto podría dar lugar a una revisión más detallada.
• Selección aleatoria: El EDD también realiza auditorías aleatorias para garantizar el cumplimiento general en todos los sectores. Incluso empresas con historiales impecables pueden ser seleccionadas para una auditoría sin motivo específico.

El proceso de auditoría del EDD

La auditoría del EDD normalmente comprende los siguientes pasos:

1. Contacto inicial:El EDD notifica al empleador sobre una auditoría y solicita documentos específicos.
2. Entrevista de ingreso:Un auditor se reúne con el empleador para discutir la estructura del negocio, las operaciones y el alcance de la auditoría.
3. Examen de registros:El auditor revisa los registros de nómina, las declaraciones de impuestos y otros documentos relevantes para evaluar el cumplimiento.
4. Revisión de la clasificación de los trabajadores:Un enfoque clave es determinar si los trabajadores están correctamente clasificados como empleados o contratistas independientes.
5. Entrevista de salida:El auditor presenta hallazgos preliminares y permite al empleador proporcionar información adicional o aclaraciones.
6. Determinación Final: Los EDD emite un Aviso de Evaluación detallando cualquier impuesto, multa y/o interés adeudado.

Posibles sanciones

El incumplimiento identificado durante una auditoría puede resultar en diversas sanciones:

• Sanciones por pago atrasado:Va desde el 2% al 15% del importe(s) adeudado(s) dependiendo de la duración del retraso.
• Sanciones por clasificación errónea:La clasificación errónea intencional puede dar lugar a multas de hasta el 20% de los salarios pagados y el 100% de los impuestos sobre la nómina adeudados.
• Multas adicionales:Los empleadores pueden enfrentar multas entre $5,000 y $25,000 por presentaciones fraudulentas o infracciones reiteradas.

Cómo responder a una auditoría del EDD

Si recibe una notificación de auditoría, es importante responder con prontitud y profesionalidad. Los siguientes pasos pueden ayudarle a orientar su respuesta:

• Consulte a un profesional de impuestos: Contrate a un abogado fiscal o contador que tenga experiencia con auditorías del EDD para que le ayude a navegar el proceso y proteger sus intereses.
• Organizar la documentación: Reúna todos los registros necesarios, verifique su exactitud y prepárese para presentarlos de manera organizada.
• Cooperar con el Auditor: Mantener una comunicación clara y responder a todas las solicitudes de información de manera oportuna.
• Revise los hallazgos cuidadosamente: Tras recibir la evaluación final, revísela detenidamente. Si considera que los resultados son incorrectos, tiene derecho a presentar una apelación.

Obtenga ayuda de profesionales experimentados

Comprender el proceso de auditoría del EDD y estar adecuadamente preparado puede ayudar a mitigar los riesgos potenciales y garantizar el cumplimiento de las leyes de impuestos sobre el empleo de California.

Los abogados fiscales de RJS Law cuentan con años de experiencia combinada en la gestión de auditorías del Departamento de Desarrollo del Empleo, así como de otras agencias estatales y federales. Para una consulta gratuita, comuníquese con RJS LAW en la web o llamando al 619-595-1655.

Escrito por Judith G. Jeremie, Doctora en Derecho