Hay pocas cosas en las empresas del sur de California que generan más preocupación que un aviso de auditoría por parte del Departamento de Desarrollo del Empleo de California EDD. La buena noticia es que, con la orientación de equipos de derecho laboral con experiencia en el condado de Orange y San Diego, como los de RJS LAW, las empresas pueden superar el proceso de auditoría con un mínimo de problemas. Si su empresa ha sido seleccionada para la auditoría, esto es lo que puede esperar. ¿Qué esperar de una auditoría EDD?
Cumplo con todos los requisitos legales. ¿Por qué EDD me audita?
Lo primero que debe determinar una empresa es qué tipo de auditoría se está realizando. El EDD lleva a cabo dos tipos diferentes de auditorías y saber cómo se clasifica su auditoría determinará cómo se prepara.
1. Verificación de la auditoría de EDD
Las auditorías de verificación de EDD se inician aleatoriamente. Es importante tener en cuenta que este tipo de auditorías no se basan en ninguna suposición de irregularidades o problemas. Más bien, las auditorías de verificación se basan en una selección aleatoria de empleadores u otras pautas de selección establecidas.
Entre los criterios de selección:
• Tamaño de la nómina
• Número de trabajadores
• Ubicación geográfica
• Tipo de industria
• Responsabilidad dentro de un período de tiempo específico, o
• Cualquier combinación de las anteriores*
* Fuente: Pautas de auditoría fiscal del Departamento de Desarrollo del Empleo de California
2. Solicitar auditoría de EDD
Las auditorías de solicitudes son las más serias de las dos. Su empresa ha sido atacada específicamente debido a la información desarrollada por los investigadores del EDD oa través de información proporcionada por personas externas, generalmente por empleados o ex empleados.
Una vez que su empresa sea objeto de auditoría
El auditor le enviará un paquete. Debe consistir en un aviso de auditoría, un cuestionario previo a la auditoría y una solicitud estandarizada preimpresa de registros que cubran un período de auditoría específico.
El auditor también puede enviarle una solicitud para extender el plazo de prescripción. Es importante que comparta toda la correspondencia que el EDD le envíe con su representante legal y que su representante legal firme el poder notarial del EDD. En todos los casos, no asuma que el EDD también ha copiado a su abogado. Muchas veces esto no sucederá. Esto es cierto incluso cuando se completa la auditoría y el EDD emite sus hallazgos.
Preparación de la auditoría EDD
Una vez que se le notifique que su empresa ha sido seleccionada para auditoría, el siguiente paso es comenzar a preparar sus registros. La organización adecuada es esencial. Estar preparado y organizado puede ayudarlo a minimizar las posibles multas y sanciones. Aquí hay algunas áreas en las que concentrarse.
Revise los acuerdos de contratistas independientes.
Emplear contratistas independientes, uno de los pasos más importantes que debe tomar ahora es revisar los términos y condiciones de cualquier acuerdo escrito que su empresa tenga con ellos.
Si su empresa no ha celebrado acuerdos por escrito con sus contratistas independientes, ahora es un buen momento para que eso suceda. Un factor importante que el EDD toma en cuenta al determinar si la relación de un empleador con un individuo es la de empleador-empleado o contratista principal-independiente es la creencia de las partes en cuanto a la naturaleza de la relación de trabajo, que puede ser evidenciada por un acuerdo escrito.
Hay disposiciones clave que deben incluirse u omitirse en dichos acuerdos para confirmar la intención de ambas partes de que la relación laboral no es de empleador-empleado.
Las señales de alerta del EDD incluirían términos tales como requerir que el contratista trabaje durante horas específicas del día, requerir la asistencia a reuniones de toda la empresa o sesiones de capacitación, requerir la presentación de una hoja de tiempo o prohibir al contratista trabajar para otros.
Obtenga la documentación de respaldo adecuada.
Puede ser muy útil durante una auditoría del EDD si un empleador puede demostrarle al auditor que cada contratista independiente posee y opera su propio negocio por separado.
Prueba de esto puede ser un Formulario W-9 completado, una tarjeta de presentación, membrete, una factura y / o una copia de una licencia comercial para cada contratista independiente que brinde servicios a su empresa. Si bien a veces es posible obtener estos documentos durante el proceso de auditoría, dependiendo de si su empresa todavía tiene una relación con el contratista, se ve mucho mejor si ha obtenido estos elementos al comienzo de la relación en lugar de cuando sea necesario.
Presentar las declaraciones trimestrales de impuestos sobre el empleo a tiempo
Haga que sea una prioridad presentar sus declaraciones de impuestos sobre el nómina antes de su vencimiento. Además de ser una evidencia de un mantenimiento de registros financieros deficiente, podría terminar con una obligación tributaria por un trimestre que de otro modo no se habría incluido.
Entregue los formularios 1099 a tiempo.
Si, al final de una auditoría, el EDD determina que algunos de sus contratistas deberían ser clasificados como empleados, el EDD hará una evaluación de los montos pagados a esos contratistas independientes. Junto con las multas y los intereses, la tasación incluirá los cuatro impuestos sobre la nómina de California por los que sería responsable. Normalmente, el impuesto sobre la renta de las personas físicas es la tasación más importante. Pero si su empresa ha presentado y entregado los 1099 correspondientes a cada contratista independiente, puede presentar una declaración firmada de esos hechos al EDD, y el EDD eliminará esa parte de la tasación junto con ciertas sanciones relacionadas, que pueden ascender a más de 50% de la valoración.
Mantenga registros de los pagos en efectivo.
Si su empresa ha realizado pagos en efectivo a cualquier persona o entidad, asegúrese de mantener registros precisos de 1. a quién se le pagó el efectivo 2. qué servicios o bienes se compraron con el efectivo 3. cuándo se pagó, 4. dónde se prestaron servicios o se entregaron bienes 5. una razón viable por la que se utilizó efectivo, y 6. cuánto se pagó en un momento dado.
Si se pagó en efectivo a una persona y su empresa no puede justificar adecuadamente el motivo de dicho pago en efectivo, el EDD asumirá que el pago fue por servicios y probablemente impondrá impuestos sobre la nómina sobre la cantidad pagada.
Reunión con el auditor
Una vez que sus registros estén en orden y los haya revisado con su abogado, el siguiente paso es reunirse con el auditor para revisar todo y responder cualquier pregunta. Si sus registros están en orden y su representante legal ha repasado todo con usted, esta parte del proceso debería ser relativamente libre de estrés.
Una vez que el auditor haya completado la revisión, se emitirá una determinación final, junto con las multas y sanciones propuestas. Tendrá la oportunidad de revisar las conclusiones y, junto con su abogado, determinar si acepta las conclusiones o apela.
Si bien una auditoría de EDD suena estresante, con el mantenimiento de registros adecuado y la orientación legal experimentada de expertos en derecho laboral como los equipos del condado de Orange y San Diego en RJS LAW, la mayoría de las empresas pueden navegar el proceso de auditoría de EDD con un mínimo de problemas.
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Esta publicación de blog no pretende ser un consejo legal y debe considerarse solo información general. Si tiene preguntas relacionadas con impuestos o negocios o si ha recibido algún tipo de notificación del IRS, la Junta de Impuestos de Franquicias de California, el Departamento de Desarrollo de Empleo de California o la Oficina de Igualación de California, contacte los profesionales de impuestos de RJS LAW hoy.
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