Impuestos sobre la nómina y auditorías EDD de California - Parte 3 - Formularios para completar
La próxima entrega de nuestro blog de impuestos sobre la nómina analizará los formularios que un empleador debe presentar en California para cumplir con las obligaciones de impuestos sobre la nómina federales (IRS) y estatales (EDD). Si bien las auditorías de EDD de California son un desafío común que enfrentan las empresas, la falta de cumplimiento de los impuestos sobre la nómina es un desafío común además de las auditorías de EDD. El IRS y el EDD de California requieren que los empleadores presenten varios formularios durante el año. Este blog proporcionará una descripción general de los requisitos de presentación de formularios.
Prefacio nuestros comentarios afirmando que el cumplimiento de la nómina es complicado. Si usted es dueño de un negocio y lee este blog, debería considerar tener una compañía de nómina calificada que administre su nómina y sus necesidades de cumplimiento de impuestos sobre la nómina. Si bien las compañías de nómina cuestan dinero, un desliz menor con sus cheques de nómina y/o cumplimiento de impuestos puede costar aún más. Este blog de ninguna manera es un reemplazo para tener una compañía de nómina competente o un profesional de impuestos que maneje su cumplimiento de impuestos sobre la nómina.
El IRS generalmente requiere que los empleadores presenten declaraciones FICA (Formulario 941) trimestralmente el 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre y 31 de enero. Las declaraciones FUTA (Formulario 940) vencen el 31 de enero de cada año. Los empleadores también deben presentar los formularios W-2 y 1096. Es posible que las empresas con contratistas independientes también deban presentar el Formulario 1099 y posiblemente el Formulario 945. La Publicación 15 del IRS proporciona más información sobre los requisitos de presentación y los plazos.
El EDD de California también tiene requisitos de presentación de impuestos sobre la nómina. Los formularios EDD DE-9 y DE-9C vencen cada trimestre el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero como las declaraciones FICA (Formulario 941) del IRS. Consulte la Guía del empleador de California del EDD para obtener información completa sobre los requisitos de presentación de formularios y las fechas de vencimiento.
Los empleadores deben realizar depósitos de impuestos sobre la nómina con el EDD o el IRS poco después de cada período de pago. La fecha de vencimiento depende de si un empleado es un depositante quincenal o un depositante mensual. Los términos depositante bisemanal y depositante mensual pueden ser engañosos porque no están relacionados con la frecuencia con la que un empleador paga a sus empleados. Un patrono que paga a sus empleados una vez al mes puede ser un depositante quincenal y un patrono que paga a sus empleados una vez a la semana puede ser considerado un depositante mensual.
Los depositantes quincenales deben hacer sus depósitos de impuestos sobre la nómina el miércoles siguiente si les pagan a sus empleados un miércoles, jueves o viernes. Los depósitos de impuestos generalmente vencen el viernes siguiente si pagan a sus empleados cualquier otro día de la semana. Los depositantes mensuales deben hacer sus depósitos antes del día 15 del mes siguiente a la fecha en que pagaron a sus empleados. Los depositantes mensuales generalmente son empleadores que tienen menos de $50,000 de impuestos federales sobre la nómina al año. (Consulte la Publicación 15 del IRS para obtener más detalles). El EDD generalmente requiere que los empleadores con más de $ 500 en impuestos sobre la renta personal e impuestos estatales sobre el seguro de discapacidad en un período de pago sean depositantes bisemanales. (Consulte la Guía del empleador de California de 2023 para obtener más detalles).
Nos esforzamos por educar a nuestros lectores con nuestros blogs y empoderar a los empleadores con una mejor comprensión de la ley tributaria. En este blog, mi objetivo no es brindarles a los empleadores suficiente información para que sean peligrosos; mi objetivo es que se vaya de este blog sintiendo que necesita comunicarse con una compañía de impuestos sobre la nómina calificada. Los profesionales en mi área de especialización han visto sufrir a demasiados dueños de negocios porque podrían y deberían haber tenido una compañía de nómina acreditada que administrara la nómina de sus empleados y las funciones de declaración de impuestos sobre la nómina.
RJS LAW ha ayudado a cientos de empleadores de California a navegar las auditorías EDD, las auditorías del IRS y otros problemas de impuestos sobre la nómina. Si su empresa tiene problemas con el impuesto sobre la nómina u otros problemas relacionados con los impuestos, llame para una consulta gratuita al 619-595-1655 o póngase en contacto con nosotros en la web en RJS LAW.
Escrito por Joseph Cole, Esq., LL.M.
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